Íslenska / English / Polish

Starfsmannahandbók

Útgáfa 1.1.2023

Efnisyfirlit

Nafnið

Nafnið Innnes stendur fyrir nes inn í fjörðum og flóum rétt eins og nesin sem standa yst eru kölluð útnes. Innnes er svæðið í kringum Hafnarfjörð, Hvaleyri, Álftanes, Arnarnes o.fl.

Innnesingar voru þeir nefndir er komu suður í Leiru í byrjun vetrarvertíðar með skipshafnir sínar.

Innnes er alíslenskt nafn sem er gott að bera fram, bæði fyrir Íslendinga og útlendinga.

Innnes er með þremur n-um og segja má að það sé táknrænt þar sem það voru þrír aðilar sem stofnuðu fyrirtækið þann 25. mars árið 1987.

Hlutverk

Innnes ehf. er ein af stærstu matvöruheildverslunum landsins. Mörg vörumerki fyrirtækisins eru landsmönnum að góðu kunn. Félagið hefur á að skipa samhentum hópi starfsmanna sem tilbúinn er að þjóna viðskiptavinum eins og kostur er.

Dreifingarmiðstöð og skrifstofur eru staðsettar við Korngarða og Bæjarflöt í Reykjavík. Auk þess er starfsstöð á Akureyri. Í dreifingarmiðstöð félagsins eru vörur geymdar við bestu aðstæður í hátæknivöruhúsi. Gæðaeftirlit er samkvæmt matvælaöryggisstaðlinum ISO 22000, HACCP (GÁMES), með tilliti til góðra starfshátta fyrir matvælafyrirtæki. Allar vöruhreyfingar eru skráðar með rafrænum hætti sem eykur nákvæmni og tryggir hraða þjónustu.

Starfsfólk Innnes leggur höfuðáherslu á þjónustulipurð, góð persónuleg samskipti við viðskiptavini og nákvæma afgreiðslu pantana á réttum tíma. Hjá Innnes starfar öflug liðsheild sem er staðráðin í að vera fremst á sínu sviði á Íslandi.

Starfsfólk félagsins annast val á vörum, innflutning, markaðssetningu og dreifingu á matvöru fyrir matvöruverslanir, hótel, veitingastaði, bakarí og mötuneyti um allt land. Auk þess þjónum við fyrirtækjum með breiðu úrvali af kaffi- og vatnsvélum.

Gildin okkar

Fagmennska – Gleði

Starfsmenn Innnes hafa einsett sér að hafa fagmennsku og gleði að leiðarljósi í öllum sínum störfum.

Gildin okkar byggjast á að:

  • Við hlökkum til að koma til vinnu
  • Við sýnum frumkvæði í starfi og leggjum okkur fram
  • Jákvæðni og gott viðmót einkenni störf okkar og skilar okkur ánægðum viðskiptavinum og samstarfsfólki
  • Við reynum ávallt að fara fram úr væntingum viðskiptavina og skapa góða stemningu og vellíðan á vinnustaðnum

Stefnur, reglur og verklag

Innnes hefur sett sér stefnur, reglur og verklag í ýmsum málaflokkum til að uppfylla lög og reglur sem um fyrirtækið gilda ásamt því að stuðla að góðum stjórnarháttum. Hér að neðan er listi yfir helstu stefnur Innnes.

  • Stefna og framtíðarsýn
  • Gæðastefna
  • Jafnréttis- og jafnlaunastefna
  • Umhverfisstefna
  • Öryggisstefna
  • Persónuverndarstefna
  • Sjálfbærnistefna og samfélagsleg ábyrgð
  • Siðareglur
  • Góðir stjórnarhættir
  • Starfsmannastefna

Nánari upplýsingar má finna á vefsíðu fyrirtækisins á slóðinni https://innnes.is/fyrirtaekid/stefnur/

Stjórn og eignarhald

Í stjórn Innnes sitja Baldvin Valtýsson, stjórnarformaður, Elín Ólafsdóttir og Ólafur Björnsson. Innnes er dótturfélag Dalsnes sem er í eigu Ólafs Björnssonar. Önnur dótturfélög Dalsnes eru Hvítárnes og Lindarvatn (50%).

Starfsmannafélagið

Starfsmannafélag Innnes er mjög virkt og heldur fjöldann allan af viðburðum ár hvert í samstarfi við stjórnendur Innnes. Markmið starfsmannafélagsins er að skapa góðan anda og stemningu á meðal starfsmanna Innnes. Starfsmenn fyrirtækisins eru félagar í starfsmannafélaginu og eru félagsgjöldin 1.500 kr. á mánuði.

Stjórn starfsmannafélagsins er kosin af starfsmönnum til tveggja ára.

Réttindi

Ráðningar og móttaka nýrra starfsmanna

Innnes vill taka vel á móti nýjum starfsmönnum til þess að bjóða þá velkomna og til að auðvelda þeim að takast á við ný og krefjandi verkefni.

Áður en starfsmaður hefur störf liggur fyrir ráðningarsamningur og starfslýsing þar sem fram kemur m.a. hvert ábyrgðarsvið viðkomandi er. Koma starfsmanns er kynnt fyrir öðrum starfsmönnum með tölvupósti, hver hann er og hvað hann á að gera.

Yfirmaður tilkynnir upplýsingatæknideild og launafulltrúa um ráðningu nýs starfsmanns og sér til þess að nýr starfsmaður sé skráður í viðeigandi upplýsingakerfi, fái aðgangskort og sé skráður í Bakvörð viðverukerfi sem og á heimasíðu Innnes. Þá sér næsti yfirmaður til þess að nýr starfsmaður fái viðeigandi kennslu á viðeigandi upplýsingakerfi fyrirtækisins.

Á fyrstu dögum í starfi er starfsmanni kynnt starfsmannahandbók Innnes og hann kynntur fyrir samstarfsfólki. Nýr starfsmaður fer einnig í myndatöku ef kostur gefst og myndin notuð í starfsmannakort og netþjón (AD).

Launakjör

Markmið Innnes er að greiða starfsmönnum sanngjörn laun miðað við ábyrgð starfa þar sem tekið er mið af markaðslaunum. Innnes hefur fengið jafnlaunavottun eins og lög gera ráð fyrir.

  • Laun eru greidd eftir á, síðasta virka dag hvers mánaðar
  • Yfirvinna reiknast frá 16. degi fyrri mánaðar til 15. dags seinni mánaðar
  • Tímaskýrslur þurfa að vera tilbúnar 16. dag hvers mánaðar
  • Rafræn skattkort þurfa að berast launafulltrúa a.m.k. 10 dögum fyrir útborgun
  • Öll störf eru skilgreind í ákveðna launaflokka eftir kerfisbundnu starfsmati ÍSTARFA flokkun
  • Áhersla er lögð á að launagreiðslur séu réttar og ef til leiðréttinga kemur að þær skili sér eins fljótt og auðið er
  • Fyrirspurnir vegna launaseðla skulu berast launafulltrúa laun@innnes.is

Hægt er að finna nýjustu kjarasamninga í heild sinni á vefsíðum VR, Eflingar og annarra stéttarfélaga.

Orlofsréttur og orlofstaka

Um orlof starfsmanna er farið að orlofslögum og samningum stéttarfélaga sé annað ekki tekið fram í ráðningarsamningi. Starfsmaðurinn ákveður í samráði við næsta yfirmann hvenær hann tekur orlof. Starfsmaður skal hafa hliðsjón af hagsmunum félagsins og samstarfsmanna við tímasetningu orlofs.

Lengd orlofs og orlofstökuréttur fer eftir kjarasamningum viðkomandi starfsmanns.

Leitað er eftir óskum starfsmanna um orlofstíma í febrúar og úthlutun lokið 15. apríl. Orlofstaka skal vera sem samfelldust og ekki dreifð yfir langt tímabil. Samráð skal vera milli starfsmanna deilda þannig að sem minnst röskun verði á starfsemi yfir sumartímann. Reynt er að taka tillit til óska starfsmanna að svo miklu leyti sem hægt er en þar sem því verður ekki komið við verður orlofstíma úthlutað. Úthlutun orlofs er í höndum næsta yfirmanns.

Orlofsárið er 1. maí til 30. apríl.

Sumarorlofstími er 2. maí til 15. september.

Óski vinnuveitandi eftir að starfsmaður taki allt eða hluta orlofs utan lögbundins orlofstímabils á starfsmaður rétt á 25% lengingu þess orlofs. Lenging þessi kemur aðeins til sé orlofi frestað að ósk vinnuveitanda nema um annað sé samið.

Orlofsréttur flyst almennt ekki milli orlofsára en þó er heimilt að semja um flutning á að hámarki 5 dögum milli orlofsára.  Annar orlofsréttur fyrnist sé hann ekki nýttur.

Ótekið orlof er gert upp í einu lagi við starfslok. Ástæðan er sú að ráðningarsambandi starfsmanns og vinnuveitanda telst slitið frá og með þeim degi sem uppsögn tekur gildi.

Viðvera

Innnes notar tímaskráningarkerfið Bakvörð. Starfsmaður stimplar sig inn eða út eftir því sem við á með starfmannanúmeri sínu eða nafnspjaldi. Starfsmenn skulu mæta stundvíslega til vinnu, einnig eftir matar- og kaffihlé. Sé um óstundvísi að ræða skerðast laun starfsmanns sem því nemur.

Veikindi og aðrar fjarvistir

Veikindi og veikindi barna skal tilkynna símleiðis til næsta yfirmanns eins fljótt og auðið er. Ekki er hægt að tilkynna veikindi með SMS eða í tölvupósti. Greiðslur vegna veikinda, slysa starfsmanns og vegna veikinda barna fara eftir kjarasamningum stéttarfélags viðkomandi starfsmanns. Til að tryggja að veikindi séu greidd þarf að tilkynna veikindin með símtali til næsta yfirmanns.

Næsti yfirmaður getur veitt starfsmanni sérstakt leyfi án frádráttar frá launum vegna andláts eða veikinda nákominna. Slíkt leyfi getur einnig komið til í öðrum sérstökum tilfellum. Vegna atburða sem eru fyrirsjáanlegir eða ekki hægt er að sinna utan vinnutíma skal notað áunnið orlof eða réttindi skv. samningum.

Persónuupplýsingar starfsfólks

Það er nauðsynlegt fyrir Innnes að safna og vinna með persónuupplýsingar starfsfólks til að geta uppfyllt skyldur sínar gagnvart því, hinu opinbera, lífeyrissjóðum, stéttarfélögum o.fl. Innnes safnar einnig persónuupplýsingum sem tengjast aðgangi að upplýsingakerfum sem og aðgengi að fasteignum og öðrum eignum félagsins. Innnes nýtir jafnframt rafræna vöktun í og við fasteignir félagsins í þeim tilgangi að tryggja öryggi á vinnustaðnum og eignavörslu.

Vinnsla persónuupplýsinga er ávallt í samræmi við lög og reglur og aldrei meiri né lengri en nauðsynlegt þykir.

Nánari upplýsingar um persónuvernd hjá Innnes má finna í persónuverndarstefnu félagsins.

Starfsmannaviðtöl

Allir starfsmenn Innnes fara í starfsmannaviðtal hjá næsta yfirmanni einu sinni á ári. Viðtalið er ætlað að vera uppbyggilegt og opinskátt þar sem starfsmaður getur fengið endurgjöf um árangur í starfi sínu. Viðtalið er vettvangur fyrir starfsmann og yfirmann til að eiga samtal um starfið, hvað hefur verið gert vel, hvað má gera betur, hver framtíðarsýnin er o.s.frv.

Mötuneyti

Hádegismatur er í boði fyrir starfsmenn og niðurgreiðir Innnes matinn að stórum hluta. Starfsmenn skrá sig í mat í spjaldtölvu í Matnesi.

Vefverslun

Starfsmönnum Innnes býðst að kaupa vörur í gegnum vefverslun fyrirtækisins á góðum afsláttarkjörum.

Hagkvæmt er að versla í stærri einingum auk þess sem fjölbreytt úrval matvara sem er selt inn á veitingamarkaðinn er í boði.

Vefverslun Innnes er sett upp fyrir viðskiptavini okkar og taka því magnstærðir mið af sölu til verslana og á veitingamarkaðinn, en ekki á sölu til einstaklinga. Hagkvæmt er því að velja vel í stærri pantanir en ekki til daglegra matvöruinnkaupa.

Viðskipti dragast frá launagreiðslum.

Til að skrá sig í viðskipti er farið inn í vefsverslun og skráð kennitala og tölvupóstfang https://verslun.innnes.is

Lykilupplýsingar

Starfsmannafundir eru haldnir mánaðarlega. Starfsfólki er boðið að sækja þessa fundi til að fá betri innsýn í starfsemina og fá nýjustu fréttir hverju sinni. Starfsmannafundum er einnig miðlað rafrænt fyrir þá sem ekki geta sótt þá og hægt er að nálgast þá á innri vef fyrirtækisins.

Starfsmenn hafa aðgang að lokuðu innra neti Innnes þar sem ýmsar upplýsingar eins og fréttir, tilkynningar,, matseðil auk fjölda eyðublaða o.fl.

Innra net Innnes innnranet.is

Starfsmaður ber ábyrgð á að upplýsingar um hann séu réttar í kerfum Innnes. Þurfi að leiðrétta eitthvað skal senda tölvupóst á hjalp@innnes.is

Trúnaðarmenn

Á tveggja ára fresti eru trúnaðarmenn starfsmanna kosnir að frumkvæði stéttarfélaga þegar við á. Trúnaðarmaður er fulltrúi stéttafélags á vinnustað og er tengiliður við starfsmenn.

Ráðningarslit

Uppsögn að eigin ósk

Starfsmaður sem vill segja starfi sínu lausu á að snúa sér til síns næsta yfirmanns. Uppsögn þarf að vera skrifleg og miðast við mánaðamót að reynslutíma liðnum. Uppsagnarfrestur fer eftir kjarasamningi viðkomandi starfsmanns. Meginreglan er sú að starfsmaður vinni uppsagnarfrestinn nema um annað sé samið.

Uppsögn úr starfi

Vinnuveitandi getur á sama hátt sagt starfsmanni upp störfum með löglegum fyrirvara um uppsagnarfrest. Uppsögnin þarf að vera skrifleg og miðast við mánaðarmót að reynslutíma liðnum. Ekki þarf að tilgreina ástæðu uppsagnar ef fyrirvari er á uppsögninni. Meginreglan er sú að starfsmaður vinni uppsagnarfrestinn nema um annað sé samið.

Brottvísun úr starfi

Gerist starfsmaður brotlegur í starfi sínu er heimilt að vísa honum úr starfi án frekari viðvörunar. Dæmi um slík brot eru þjófnaður, neysla áfengis eða vímuefna á vinnutíma, eða alvarleg brot á starfsreglum félagsins.

Starfslok vegna aldurs

Óhjákvæmilega kemur að þeim tímamótum að starfsmenn láti af störfum sökum aldurs.

  • Meginreglan er að starfsmenn láta af störfum við 67 ára aldur
  • Fastráðnum starfsmönnum gefst kostur á starfslokaviðtali við starfslok. Ábendingar starfsmanna verða nýttar eins og kostur er til þess að gera hagnýtar úrbætur á starfsumhverfinu

Skyldur starfsmanna

Siðareglur

Allir starfsmenn Innnes eru fulltrúar og andlit fyrirtækisins út á við. Við þurfum því öll að þekkja  fyrirtækið okkar vel og fyrir hvað það stendur. Hegðun okkar og framkoma þarf að endurspegla stefnur og gildi Innnes.

Umgengni við eignir félagsins

Starfsfólki ber að umgangast eignir félagsins af varúð og virðingu. Á þetta við fasteignir, innréttingar, skrifstofuáhöld, bifreiðar, vélar og tæki sem og hluti sem það kann að hafa umráð yfir vegna starfa sinna eins og tölvur, símar o.fl.

Fatnaður

Starfsmenn skulu ávallt vera snyrtilegir til fara. Allir starfsmenn í vöruhúsi fá úthlutaðan merktan vinnuklæðnað í samræmi við öryggis- og gæðakröfur þeirra starfa og starfstöðva. Þetta er m.a. öryggisskór, buxur, peysa eða úlpa í gulum sýnileikalit. Krafa er um að starfsmenn mæti til starfa í þeim fatnaði sem skilgreindur er fyrir hvert vinnusvæði. Ekki er leyfilegt að koma í eigin fatnaði til starfa í vöruhús.  Ef ekki er mætt í viðeigandi vinnufatnaði til starfa í vöruhús, getur yfirmaður sent viðkomandi aðila heim til að sækja viðeigandi vinnufatnað.  Starfsfólk sér sjálft um þvott á vinnufatnaði ber ábyrgð á að föt þeirra séu hrein og snyrtileg.

Tölvupóstur

Tölvupóstkerfi Innnes er ætlað fyrir vinnutengd verkefni starfsmanna. Allir tölvupóstar sem skrifaðir eru í tölvupóstkerfi Innnes eru eign félagsins og eru öll tölvupóstssamskipti skráð. Hafa ber í huga möguleikann á því að utanaðkomandi aðili getur og kann að þurfa að lesa samskipti send með tölvupósti.  Öryggisafrit eru tekin af tölvupósthólfum starfsmanna og vistuð hjá þriðja aðila.  Sá tími sem afritin eru geymd er breytilegur eftir hlutverkum og ábyrgð starfsmanna.

Ætlast er til þess að starfsmenn taki til í póstskrám a.m.k. einu sinni á ári.

Hægt er að nálgast tölvupóst utan eldveggs á vefslóðinni http://portal.office.com. Aðeins þarf að slá inn Innnes-notendanafn og lykilorð.

Notkun lykilorða, aðgangskorta o.fl.

Starfsmenn fá úthlutað aðgangskortum og lykilorðum sem veita aðgang að húsakynnum Innnes og tölvukerfum félagsins. Starfsmönnum ber að umgangast þessi réttindi, sem og önnur sem þeir fá í sínar hendur, af varkárni og ávallt gæta fyllsta öryggis. Starfsfólki er með öllu óheimilt að afhenda aðgangkort eða lykilorð til annarra aðila, hvort sem um ræðir annarra starfsmanna Innnes eða utanaðkomandi aðila. Yfirgefi starfsmaður starfstöð sína, þar sem hann notast við tölvubúnað, skal hann ávallt skrá sig út fyrst eða læsa skjámynd.

Netöryggisfræðsla

Öllum starfsmönnum er skylt að taka námskeið í netöryggisfræðslu sem hluta af upplýsingaöryggis- og fræðslustefnu fyrirtækisins. Fræðslan er á rafrænu formi og er hægt að taka námskeiðið bæði í síma og við tölvu. Tímasetningar námskeiða eru ákveðnar í samráði við næsta yfirmann og skulu báðir aðilar leitast við að ljúka fræðslunni eins tímanlega og mögulegt er. Árangursmælingar úr námskeiðinu eru skráðar og vistaðar sem trúnaðarupplýsingar milli starfsmanns og yfirmanns. Starfsmaður getur átt von á áminningu, ljúki hann ekki námskeiði innan tilskilinna tímamarka.

Ef starfsmenn fá tölvupósta sem virðast grunsamlegir þá ekki smella á hlekki eða opna viðhengi, heldur áframsenda póstinn á netoryggi@innnes.is.

Áfengi og vímuefni

Stefna félagsins í áfengis- og vímuefnamálum er ótvíræð. Með öllu er óheimilt að vera undir áhrifum eða neyta áfengra drykkja eða annarra vímuefna í vinnunni. Án fyrirvara er vinnuveitanda heimilt að senda starfsmann í áfengis og vímuefna próf. Slíkt brot leiðir til uppsagnar úr starfi án frekari fyrirvara.

Sé um vinnustaðafögnuð að ræða á vinnustað/vinnutíma (deild, svið eða fyrirtækið allt) og áfengi haft um hönd, er það aðeins leyfilegt með samþykki framkvæmdastjóra og skal þá gert í lok vinnudags.

Einelti

Innnes tekur skýra og afdráttarlausa afstöðu gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi. Allir starfsmenn eiga rétt á að komið sé fram við þá af virðingu. Starfsmaður sem með orðum, látbragði eða atferli, truflar, ögrar eða ógnar samstarfsfélaga, leggur í einelti eða sýnir samstarfsfélaga kynferðislega eða kynbundna áreitni eða ofbeldi, telst brjóta grundvallarreglur samskipta á vinnustaðnum.

Í kafla 3.7 í jafnréttis- og jafnlaunaáætlun Innnes er fjallað um kynbundið ofbeldi, kynbundna áreitni og kynferðislega áreitni og aðgerðir þess eðlis.

Brot á starfsreglum félagsins

Eftirfarandi atvik eru meðal þeirra sem teljast brot á starfsreglum félagsins og munu leiða til munnlegra eða skriflegra áminninga og/eða uppsagnar úr starfi með eða án fyrirvara:

  • Ítrekað mætt of seint til vinnu
  • Fjarvistir frá vinnu án leyfis
  • Ítrekuð óstaðfest veikindi. Tilkynningarskyldu vegna veikinda ekki uppfyllt
  • Mætt til starfa undir áhrifum áfengis eða annarra vímuefna
  • Neysla áfengis eða vímuefna á vinnustað, án samþykkis yfirmanns
  • Vinnuframlag stenst ekki kröfur samkvæmt starfslýsingu
  • Brot á öryggis- og umgengnisreglum á vinnustað
  • Ekki farið að reglum varðandi starfsmannafatnað og starfsmannakort
  • Framkoma við viðskiptavini stenst ekki þjónustukröfur félagsins
  • Ókurteisi og skortur á samstarfsvilja á vinnustað
  • Þjófnaður á vörum, peningum og öðrum eignum félagsins
  • Ásökun eða grunur um kynferðislega áreitni
  • Kynferðisleg áreitni staðfest
  • Ráðist á starfsmann með ógnandi/hættulegum hætti
  • Einelti sem rakið er til ákveðins starfsmanns
  • Brot á umferðarlögum á fyrirtækisbíl
  • Bifreiðatjón í órétti á fyrirtækisbíl
  • Tjón á eignum fyrirtækisins (s.s. lyftarar o.fl.)
  • Reykingar á vinnustað eða lóð

Brot á starfsreglum félagsins á við á vinnustað sem og á viðburðum félagsins og starfsmannafélags.