Íslenska / English / Polish

Poradnik Pracownika

Wydanie 1.1.2023

Spis Treści

Nazwa

Nazwa Innnes oznacza półwysep znajdujący się w środku fiordów i zatok, natomiast útnes – cypel wysunięty w morze. Innnes to teren wokół Hafnarfjörður, Hvaleyri, Álftanes, Arnarnes itd.

Nazwą Innnesingar określano osoby, które na początku sezonu zimowego jechały ze swoimi załogami na południe, do Leiry.

Innnes to rdzennie islandzka nazwa, którą łatwo jest wymówić zarówno Islandczykom, jak i cudzoziemcom.

W słowie Innnes są trzy „n” i można to uznać za symboliczne, bo firma została założona przez trzy osoby 25 marca 1987 roku.

Rola

Innnes ehf. jest jedną z największych hurtowni spożywczych w kraju. Wiele znaków towarowych firmy jest dobrze znanych mieszkańcom Islandii. W spółce pracuje zgrany zespół pracowników gotowych służyć klientom pomocą.

Centra dystrybucji oraz biura znajdują się przy Korngarðar i Bæjarfjöt w Reykjavíku. Ponadto firma ma oddział w Akureyri. W centrum dystrybucji towary są przechowywane w najlepszych możliwych warunkach w zaawansowanych technologicznie magazynach. Kontrola jakości jest zgodna z normą bezpieczeństwa żywności ISO 22000, HACCP i uwzględnienia dobre praktyki dla firm spożywczych. Cały transport towarów jest rejestrowany elektronicznie, co zwiększa dokładność i zapewnia szybką obsługę.

Personel Innnes kładzie nacisk na elastyczność usług, dobre osobiste kontakty z klientami i staranną dostawę zamówień na czas. W Innnes pracuje silny zespół, zdeterminowany, by przodować w swojej branży w Islandii.

Pracownicy spółki są odpowiedzialni za wybór towarów, import, marketing oraz dystrybucję produktów spożywczych dla sklepów spożywczych, hoteli, restauracji, piekarni oraz stołówek w całym kraju. Ponadto oferujemy firmom szeroką ofertę dystrybutorów wody i ekspresów do kawy.

Nasze wartości

Profesjonalizm – Radość

Pracownicy Innnes dążą do tego, by wszystkie swoje zadania wykonywać profesjonalnie i z radością.

Nasze wartości opierają się na:

  • Radości z przyjścia do pracy.
  • Okazywaniu inicjatywy w pracy i przykładaniu się do niej.
  • Naszą pracę cechuje pozytywne i dobre nastawienie, co przekłada się na zadowolenie klientów i współpracowników.
  • Staramy się zawsze wyprzedzać oczekiwania klientów i tworzyć pozytywną atmosferę i dobry nastrój w miejscu pracy.

Polityki, przepisy i procedury

Innnes ustanowiło polityki, przepisy i procedury w różnych dziedzinach, aby pracować zgodnie z ustawami i przepisami dotyczącymi firm oraz działać na rzecz dobrych praktyk zarządzania. Poniżej znajduje się lista głównych polityk Innnes.

  • Polityka i wizja przyszłości
  • Polityka jakości
  • Polityka równouprawnienia i równych płac
  • Polityka ochrony środowiska
  • Polityka bezpieczeństwa
  • Polityka ochrony danych osobowych
  • Polityka zrównoważonego rozwoju oraz odpowiedzialności społecznej
  • Kodeks etyczny
  • Dobre praktyki zarządzania
  • Polityka zarządzania zasobami ludzkimi

Dokładniejsze informacje znajdują się na stronie internetowej firmy pod adresem https://innnes.is/fyrirtaekid/stefnur/

Zarząd i właściciele

W zarządzie Innnes zasiadają Baldvin Valtýsson, prezes zarządu, Elín Ólafsdóttir oraz Ólafur Björnsson. Innnes jest spółką córką firmy Dalsnes, której właścicielem jest Ólafur Björnsson. Inne spółki córki Dalsnes to Hvítárnes oraz Lindarvatn (50%).

Związek pracowników

Związek pracowników Innnes jest bardzo aktywny i co roku organizuje wiele wydarzeń we współpracy z dyrekcją Innnes. Celem związku jest tworzenie dobrej atmosfery wśród pracowników Innnes. Pracownicy firmy są członkami związku pracowników, a składka wynosi 1500 kr na miesiąc.

Zarząd związku pracowników jest wybierany przez pracowników na dwuletnią kadencję.

Prawa

Rekrutacja i zatrudnianie nowych pracowników

Innnes chce zapewniać nowym pracownikom ciepłe przyjęcie, aby powitać ich w firmie i ułatwić im zmierzenie się z nowymi zadaniami i wyzwaniami.

Przed rozpoczęciem zatrudnienia pracownik otrzymuje umowę o pracę i opis stanowiska, w którym jest podany m.in. zakres odpowiedzialności danej osoby. Wiadomość o pojawieniu się nowego pracownika jest przekazywana pozostałym zatrudnionym przez e-mail. Towarzyszy jej informacja, kim jest dana osoba i czym ma się zajmować.

Przełożony informuje dział IT oraz specjalistę ds. płac o zatrudnieniu nowego pracownika i dba o to, by nowy pracownik został zapisany w odpowiednich systemach teleinformatycznych, otrzymał kartę dostępu, został wpisany do systemu rejestracji obecności Bakvörður oraz na stronie internetowej Innnes. Ponadto bezpośredni przełożony dba o to, by nowy pracownik otrzymał odpowiednie przeszkolenie z niezbędnych systemów informacyjnych firmy.

Podczas pierwszych dni pracy pracownik otrzymuje Poradnik pracownika Innnes oraz jest przedstawiany współpracownikom. W miarę możliwości pracownikowi zostaje również wykonane zdjęcie, które będzie umieszczone na karcie pracownika i na serwerze (AD).

Warunki płacowe

Celem Innnes jest wypłacanie pracownikom uczciwego wynagrodzenia stosownie do odpowiedzialności w pracy, na podstawie stawek rynkowych. Zgodnie z wymogami prawa Innnes otrzymało Certyfikat równych płac.

  • Wynagrodzenie jest płatne z dołu, w ostatni dzień roboczy każdego miesiąca.
  • Godziny nadliczbowe są liczone od 16. dnia poprzedzającego miesiąca do 15. dnia następnego miesiąca.
  • Zestawienie przepracowanych godzin musi być gotowe 16. dnia każdego miesiąca.
  • Elektroniczne karty podatkowe (skattkort) powinny zostać dostarczone do specjalisty ds. płac co najmniej 10 dni przed wypłatą.
  • Wszystkie stanowiska są przypisywane do odpowiednich grup wynagrodzeń według systematycznej oceny zaszeregowania ÍSTARF.
  • Dokładamy starań, by wypłaty wynagrodzeń były prawidłowe. Jeśli niezbędne są poprawki, powinny być wykonywane niezwłocznie.
  • Zapytania związane z potwierdzeniami wypłaty należy wysyłać do specjalisty ds. płac na adres laun@innnes.is.

Pełną treść aktualnych układów zbiorowych można znaleźć na stronach internetowych VR, Efling oraz innych związków zawodowych.

Uprawnienia urlopowe i grafik

W przypadku urlopu pracowników obowiązuje prawo dotyczące urlopów oraz umowy związków zawodowych, chyba że w umowie o pracę zastrzeżono inaczej. Pracownik decyduje w porozumieniu z bezpośrednim przełożonym, kiedy chce wziąć urlop. Przy ustalaniu terminu urlopu pracownik powinien brać pod uwagę interesy spółki oraz współpracowników.

Długość urlopu oraz uprawnienia są zależne od układów zbiorowych danego pracownika.

W lutym zbierane są informacje o oczekiwaniach pracowników dotyczących urlopu i do 15 kwietnia ustalany jest grafik. Urlopy powinny być jak najbardziej ciągłe, a nie rozłożone na dłuższy okres. Należy osiągnąć porozumienie między pracownikami różnych oddziałów, tak by w sezonie letnim praca była jak najmniej zaburzona. Życzenia pracowników są brane pod uwagę w miarę możliwości, ale w przypadku niemożności ich uwzględnienia termin urlopu jest przydzielany odgórnie. Ustalaniem grafiku urlopów zajmuje się bezpośredni przełożony.

Rok urlopowy trwa od 1 maja do 30 kwietnia.

Letni okres urlopowy trwa od 2 maja do 15 września.

Jeśli pracodawca zawnioskuje, żeby pracownik wziął cały urlop albo jego część poza ustawowym okresem urlopowym, wówczas pracownik ma prawo do wydłużenia urlopu o 25%. Takie wydłużenie obowiązuje wyłącznie w przypadku przełożenia urlopu na wniosek pracodawcy, chyba że uzgodniono inaczej.

Uprawnienia urlopowe zasadniczo nie przechodzą na kolejny rok, lecz zezwala się na transfer do 5 dni między latami urlopowymi.  Inne uprawnienia urlopowe zostają anulowane w przypadku niewykorzystania.

Niewykorzystany urlop jest jednorazowo rozliczany przy zakończeniu zatrudnienia. Dzieje się tak dlatego, że stosunek pracy między pracownikiem a pracodawcą ustaje z dniem wejścia w życie wypowiedzenia.

Obecność w pracy

Innnes korzysta z systemu rejestracji obecności Bakvörður. Pracownik odbija odpowiednio swoje przyjście albo wyjście numerem pracownika lub identyfikatorem. Pracownicy powinni przychodzić do pracy punktualnie, również po przerwach na kawę lub posiłek. W przypadku niepunktualności wynagrodzenie pracownika jest odpowiednio obniżane.

Choroby i inne nieobecności

Nieobecność z powodu choroby swojej lub dziecka należy zgłaszać telefonicznie bezpośredniemu przełożonemu najszybciej, jak to możliwe. Nie ma możliwości zgłaszania choroby przez SMS lub e-mail. Płatności za okres choroby, wypadku pracownika lub choroby dziecka zależą od układu zbiorowego związku zawodowego danego pracownika. Aby uzyskać wynagrodzenie za okres choroby, należy zgłosić ją telefonicznie do bezpośredniego przełożonego.

Bezpośredni przełożony może przyznać pracownikowi urlop nadzwyczajny bez obniżenia wynagrodzenia w przypadku śmierci lub choroby bliskiej osoby. Takiego urlopu można również udzielić w innych wyjątkowych sytuacjach. W przypadku wydarzeń, które są przewidywalne lub których nie można załatwić poza godzinami pracy, należy korzystać ze zgromadzonego urlopu lub uprawnień zgodnie z umowami.

Dane osobowe pracowników

Zbieranie oraz przetwarzanie danych osobowych pracowników jest dla Innnes niezbędne w celu wypełniania zobowiązań wobec nich, instytucji publicznych, funduszy emerytalno-rentowych, związków zawodowych itp. Innnes gromadzi również dane osobowe związane z dostępem do systemów informacyjnych oraz budynków i innego majątku firmy. Innnes korzysta ponadto z elektronicznego monitoringu w nieruchomościach przedsiębiorstwa oraz przy nich, żeby zapewnić bezpieczeństwo w miejscu pracy oraz ochronę mienia.

Przetwarzanie danych osobowych jest zawsze zgodne z prawem oraz przepisami i nie wykracza nigdy ponad to, co uznaje się za niezbędne.

Dokładniejsze informacje o ochronie danych osobowych w Innnes można znaleźć w polityce ochrony danych osobowych firmy.

Rozmowy ewaluacyjne

Wszyscy pracownicy Innnes odbywają raz w roku rozmowę ewaluacyjną z bezpośrednim przełożonym. Rozmowa powinna z założenia być konstruktywna i szczera, tak by pracownik mógł otrzymać informację zwrotną o efektach swojej pracy. Rozmowa stanowi okazję dla pracownika i przełożonego do porozmawiania o pracy – co idzie dobrze, co można poprawić, jakie są plany na przyszłość itp.

Stołówka

Pracownicy mają możliwość wykupienia obiadów, a jedzenie jest w dużym stopniu dotowane przez Innnes. Pracownicy zapisują się na posiłki na tablecie w Matnes.

Sklep internetowy

Pracownicy Innnes mają możliwość kupowania produktów w sklepie internetowym firmy po obniżonych cenach.

Kupowanie w hurtowych ilościach jest opłacalne, ponadto dostępny jest szeroki wachlarz produktów spożywczych przeznaczonych dla gastronomii.

Sklep internetowy Innnes jest dostosowany do naszych klientów i dlatego oferowane są hurtowe opakowania przeznaczone do sklepów oraz gastronomii, a nie dla osób indywidualnych. Opłaca się więc komponować większe zamówienia, a nie robić codzienne zakupy.

Zamówienia są odliczanie od wypłat wynagrodzenia.

Aby rozpocząć zakupy, należy wejść na stronę sklepu internetowego i wpisać numer ewidencyjny (kennitala) oraz adres e-mail https://verslun.innnes.is

Kluczowe informacje

Co miesiąc organizowane są zebrania pracowników. Pracownicy są zapraszani na zebrania, żeby mogli uzyskać lepszy wgląd w działalność przedsiębiorstwa oraz otrzymać najnowsze wiadomości. Zebrania pracowników są również udostępniane elektronicznie dla osób, które nie mogą na nie przybyć, i można uzyskać do nich dostęp przez strony wewnętrzne firmy.

Pracownicy mają dostęp do zamkniętej sieci wewnętrznej Innnes, gdzie znajdują się różne informacje, takie jak wiadomości, ogłoszenia, jadłospis, różne formularze itp.

Wewnętrzna sieć Innnes innnranet.is

Pracownik jest odpowiedzialny za prawidłowość swoich danych w systemach Innnes. W przypadku potrzeby dokonania korekty należy wysłać wiadomość na adres hjalp@innnes.is.

Mężowie zaufania

Raz na dwa lata wybierani są mężowie zaufania pracowników z inicjatywy związków zawodowych. Mąż zaufania jest przedstawicielem związku zawodowego w miejscu pracy i łącznikiem z pracownikami.

Rozwiązanie stosunku pracy

Wypowiedzenie umowy z woli pracownika

Pracownik, który chce wypowiedzieć umowę, powinien zgłosić się do bezpośredniego przełożonego. Wypowiedzenie powinno być pisemne i, po zakończeniu okresu próbnego, wchodzić w życie na koniec miesiąca. Okres wypowiedzenia jest zależny od umowy zbiorowej danego pracownika. Zasadniczo oczekuje się, że pracownik będzie wykonywał pracę w okresie wypowiedzenia, chyba że uzgodniono inaczej.

Wypowiedzenie ze strony pracodawcy

Pracodawca może na podobnych zasadach wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę z zachowaniem ustawowego okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie powinno być pisemne i, po zakończeniu okresu próbnego, wchodzić w życie na koniec miesiąca. Nie ma obowiązku podawania powodu wypowiedzenia, jeśli zachowany jest odpowiedni termin. Zasadniczo oczekuje się, że pracownik będzie wykonywał pracę w okresie wypowiedzenia, chyba że uzgodniono inaczej.

Zwolnienie z pracy

Jeśli podczas pracy pracownik złamie przepisy prawa, może być zwolniony z pracy bez ostrzeżenia. Przykładem takich naruszeń są kradzież, spożycie alkoholu lub narkotyków w czasie pracy lub poważne naruszenie przepisów pracy przedsiębiorstwa.

Zakończenie pracy ze względu na wiek

Nieuchronnie dochodzi do momentu, gdy pracownicy kończą pracę ze względu na wiek.

  • Pracownicy standardowo kończą pracę w wieku 67 lat.
  • Pracownicy zatrudnieni długoterminowo mają możliwość odbycia rozmowy podsumowującej na zakończenie pracy. Wskazówki pracowników zostaną wedle możliwości wykorzystane do dokonania praktycznych ulepszeń środowiska pracy.

Obowiązki pracowników

Kodeks etyczny

Wszyscy pracownicy Innnes są przedstawicielami i twarzą firmy na zewnątrz. Musimy więc wszyscy dobrze znać nasze przedsiębiorstwo i jego wartości. Nasze zachowanie musi odzwierciedlać założenia i wartości Innnes.

Dbałość o majątek spółki

Pracownicy powinni obchodzić się z majątkiem firmy ostrożnie i z szacunkiem. Dotyczy to nieruchomości, wyposażenia wnętrz, materiałów biurowych, samochodów, sprzętu i urządzeń oraz innych rzeczy, do których pracownicy mogą mieć dostęp z racji swojej pracy, takich jak komputery, telefony itp.

Odzież

Pracownicy powinni zawsze wyglądać schludnie. Wszyscy pracownicy magazynu otrzymują oznakowaną odzież roboczą zgodnie z wymogami bezpieczeństwa i jakości obowiązującymi na ich stanowiskach i w ich miejscach pracy. Są to m.in. obuwie ochronne, spodnie, bluza lub kurtka w widocznym żółtym kolorze. Wymaga się, by pracownicy przychodzili do pracy w ubraniach wyszczególnionych dla każdego stanowiska. Niedozwolone jest przychodzenie we własnej odzieży do pracy w magazynie.  W przypadku, gdy pracownik nie przyjdzie prawidłowo ubrany do pracy w magazynie, przełożony może odesłać taką osobę do domu po odpowiednią odzież.  Pracownicy sami piorą swoje ubrania robocze i są odpowiedzialni za to, żeby były one czyste i schludne.

Poczta elektroniczna

System poczty elektronicznej Innnes jest przeznaczony do zadań związanych z pracą. Wszystkie e-maile napisane w systemie poczty elektronicznej Innnes stanowią własność firmy i wszystkie wiadomości e-mail są rejestrowane. Należy brać pod uwagę, że osoby z zewnątrz mogą lub będą zmuszone przeczytać korespondencję e-mailową.  Ze skrzynek pocztowych pracowników wykonywane są kopie zapasowe przechowywane u osób trzecich.  Okres przechowywania kopii jest zmienny w zależności od zadań i odpowiedzialności pracowników.

Oczekuje się, że pracownicy będą porządkować pliki pocztowe przynajmniej raz w roku.

Poczta elektroniczna jest dostępna poza firewallem pod adresem http://portal.office.com. Wystarczy podać nazwę użytkownika Innnes oraz hasło.

Wykorzystanie haseł, kart dostępu itp.

Pracownicy otrzymują karty dostępu oraz hasła, które umożliwiają dostęp do lokali Innnes oraz systemów komputerowych spółki. Pracownicy powinni zachowywać ostrożność przy korzystaniu z tych uprawnień, podobnie jak w przypadku innych uprawnień, które otrzymują, i zawsze zachowywać najwyższą czujność. Surowo wzbronione jest przekazywanie kart dostępu lub haseł innym osobom, niezależnie od tego, czy są to inni pracownicy Innnes, czy też osoby z zewnątrz. Jeśli pracownik opuszcza swoje stanowisko, na którym korzystał ze sprzętu komputerowego, powinien zawsze najpierw się wylogować lub zablokować dostęp do ekranu.

Szkolenie z cyberbezpieczeństwa

Wszyscy pracownicy są zobowiązani przejść szkolenie z cyberbezpieczeństwa w ramach polityki bezpieczeństwa informacji i edukacyjnej firmy. Szkolenie ma formę elektroniczną i można wziąć w nim udział zarówno w telefonie, jak i na komputerze. Daty szkolenia są ustalane we współpracy z bezpośrednim przełożonym i obie osoby powinny dążyć do tego, żeby odbyło się ono najszybciej, jak to możliwe. Wyniki są zapisywane i zachowywane jako dane poufne między pracownikiem a przełożonym. Pracownik może spodziewać się upomnienia, jeśli nie ukończy szkolenia w oczekiwanym terminie.

Jeśli pracownicy otrzymają wiadomości e-mail, które wydają się podejrzane, nie powinni klikać w linki ani otwierać załączników, tylko przesłać wiadomość dalej na adres netoryggi@innnes.is.

Alkohol i środki odurzające

Polityka spółki w sprawie alkoholu i środków odurzających jest jednoznaczna. Surowo zabronione jest przebywanie pod wpływem alkoholu, spożywanie napojów alkoholowych lub innych środków odurzających w pracy. Pracodawca ma prawo wysłać pracownika na test obecności alkoholu i narkotyków bez ostrzeżenia. Takie naruszenie prowadzi do wypowiedzenia umowy o pracę bez ostrzeżenia.

W przypadku imprezy firmowej w miejscu/czasie pracy (dział, sektor lub cała firma), na której spożywany jest alkohol, jest to dozwolone wyłącznie za zgodą dyrektora i powinno się odbywać na koniec dnia pracy.

Mobbing

Innnes jasno i kategorycznie sprzeciwia się mobbingowi, molestowaniu seksualnemu, dyskryminacji ze względu na płeć oraz przemocy. Wszyscy pracownicy mają prawo być traktowani z szacunkiem. Jeśli pracownik słowami, gestami lub zachowaniem przeszkadza lub grozi współpracownikowi, prowokuje go, stosuje wobec niego mobbing, przemoc lub molestowanie seksualne albo molestowanie związane z płcią, uznaje się to za złamanie podstawowych zasad komunikacji w miejscu pracy.

W rozdziale 3.7 planu równości i równych płac Innnes omawiane są przemoc oraz molestowanie ze względu na płeć i molestowanie seksualne, a także odpowiednie działania.

Naruszenie przepisów pracy spółki

Poniższe zachowania zaliczają się do naruszeń przepisów pracy spółki i będą prowadzić do ustnych lub pisemnych upomnień lub zwolnienia z pracy z ostrzeżeniem lub bez ostrzeżenia:

  • Notoryczne spóźnienia.
  • Nieuzgodnione nieobecności w pracy.
  • Powtarzające się niepotwierdzone choroby. Niespełnianie obowiązku zgłaszania choroby.
  • Przyjście do pracy pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających.
  • Spożycie alkoholu lub środków odurzających w miejscu pracy bez zgody przełożonego.
  • Nakład pracy nie spełnia norm według opisu stanowiska.
  • Naruszenie zasad bezpieczeństwa i zachowania w miejscu pracy.
  • Nieprzestrzeganie zasad dotyczących odzieży i kart pracowników.
  • Zachowanie wobec klientów niespełniające wymogów firmy dotyczących usług.
  • Nieuprzejmość i brak chęci współpracy w miejscu pracy.
  • Kradzież towarów, pieniędzy lub innego majątku spółki.
  • Oskarżenie o molestowanie seksualne lub podejrzenie molestowania.
  • Potwierdzone molestowanie seksualne.
  • Niebezpieczny/groźny atak na innego pracownika.
  • Mobbing, który można przypisać konkretnemu pracownikowi.
  • Naruszenie przepisów ruchu drogowego przy korzystaniu z samochodu firmowego.
  • Wypadek drogowy z winy pracownika spowodowany samochodem firmowym.
  • Uszkodzenie majątku firmy (np. wózków widłowych).
  • Palenie tytoniu w budynku lub na terenie przedsiębiorstwa.

Naruszenie przepisów pracy spółki w miejscu pracy lub na wydarzeniach organizowanych przez spółkę lub związek pracowników.